Aus dem Kurs: Optimierung der Arbeit mit Microsoft 365

Meetings effizient erstellen

Aus dem Kurs: Optimierung der Arbeit mit Microsoft 365

Meetings effizient erstellen

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Mit vollen Terminkalendern ist es manchmal schwierig, einen Termin zu finden, um sich mit einer Gruppe von Menschen zu treffen. Was, wenn es eine einfache Möglichkeit gäbe, freie Termine zu finden und Teilnehmende einzuladen, alles in einem Arbeitsschritt? Das leistungsstarke Werkzeug Outlook erlaubt es dir, Besprechungen zu planen. Nach dieser Lektion wirst du in der Lage sein, mit Outlook Besprechungen zu planen und die Teilnehmenden einfach zu verwalten. Ich starte auf der Microsoft 365-Startseite und öffne Outlook. Von hier aus öffne ich den Kalender, mit dem ich die Termine planen möchte. In diesem Beispiel suche ich nach einem gemeinsamen Termin für ein Treffen mit den Vortragenden einer Veranstaltung, die ich organisiere. Bevor ich mich an die eigentliche Terminplanung mache, muss ich sehen, wo in den Terminkalendern der Teilnehmenden noch freie Termine sind. Der Terminplanungsassistent ist ein Werkzeug, das die Kalender aller potenziellen Veranstaltungsteilnehmer gleichzeitig auf freie Termine überprüft. Wähle in der Menüleiste die Schaltfläche "Neues Ereignis". Dies öffnet die Seite "Besprechung planen". Ich wähle oben in der Menüleiste Terminplanungs-Assistent aus. Ich kann das Datum und die Uhrzeit hinzufügen, für die ich mein Treffen ansetzen möchte. Ich werde mein Treffen für den 18. April von 11:00 bis 12:30 Uhr ansetzen. Um der Besprechung Personen hinzuzufügen, wähle "Erforderliche Teilnehmer hinzufügen" oder "Optionale Teilnehmer hinzufügen". Von diesem Fenster aus kannst du auch einen Besprechungsraum auswählen. Ich werde nun die Teilnehmenden meines Meetings hinzufügen. Dieser umrandete Balken stellt die Uhrzeit der Besprechung dar. In der Legende am unteren Rand des Terminplanungsfensters kannst du nachlesen, was die Farben der Balken bedeuten. Standardmäßig kannst du in den Leisten nur sehen, ob jemand bzw. ein Raum verfügbar ist oder nicht. Du kannst keine anderen Details sehen, es sei denn, diese Person gibt ihren Kalender für dich frei. Wenn du weißt, ob eine Person Zeit hat oder beschäftigt ist, reicht das aus, um einen Termin zu finden, der nicht mit den Terminen aller Teilnehmenden kollidiert. Falls es zu Terminkonflikten kommt, kannst du die Besprechungszeit verschieben, indem du die Start- und Endzeit oben in der Nähe des Datums und der Uhrzeit im Terminplanungsfenster änderst. Wenn du eine Zeit gefunden hast, die für alle passt, kannst du eine Aktualisierung senden. Wähle in der oberen linken Ecke des Fensters Terminplanungs-Assistent die Option Fertig. Füge einen Titel für deine Besprechung hinzu und wähle Senden. Jetzt erhält jede und jeder Teilnehmende eine Besprechungsanfrage und das Ereignis erscheint in ihren Kalendern. Es kann ein ziemlicher Aufwand sein, einen Termin zu finden, der für alle Beteiligten passt, aber der Terminplanungs-Assistent macht diese Suche viel einfacher. Versuche es doch einfach. Nutze den Terminplanungs-Assistenten, um deine nächste Besprechung zu planen.

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